БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ - ЭТО КАК?

Вспомните, о чем Вы мечтали, когда открывали свой бизнес или впервые получили работу руководителя? Наверняка Вам представлялось как умницы-сотрудники выполняют Ваши распоряжения, все делают качественно и в срок, оставляя Вам уйму времени, чтобы Вы с удовольствием тратили выросший доход. 

Вы не ждали, что придется впрячься в ярмо ненормированного рабочего дня, всех подгонять, понукать, по двадцать раз объяснять одно и то же, извиняться перед заказчиком или боссом за «косяки» своих подчиненных, присматривать за каждым, а периодически и делать работу за них.
Но теперь, когда всё это стало частью Вашей жизни, Вы привыкли и считаете, наверное, что это нормально что именно такова жизнь бизнесмена, жизнь руководителя. И удивляетесь разве что тому, что бизнес, не смотря на все Ваши усилия, растет медленно – а то и вовсе не растет.

Впрочем, если задуматься... Возможно, именно Вы сами и тормозите рост своего бизнеса, потому что подсознательно чувствуете – если компания вырастет, Вам придётся работать ещё больше, и Вы просто не выдержите и надорвётесь.

Однако вспомните американских бизнесменов, чьи книги или интервью в журналах Вы наверняка читали. Эти люди не горбатятся в офисе с раннего утра до позднего вечера, они где-то находят время для игры в гольф, путешествий, других увлечений, для семьи и детей, и даже для занятий благотворительностью. Причем пока такой Ричард или Дональд путешествуют на своей яхте, его бизнес вовсе не разваливается, не снижает обороты – а продолжает исправно приносить хозяину новые и новые миллионы. 

Что же знают эти американцы, чего не знаете Вы? Ответ прост. Они знают, как отладить бизнес-процессы в своей компании – и делают это.

Более того, Вы тоже можете буквально за пару месяцев провести первичную отладку бизнес-процессов в своей компании, после чего сможете, как мой ученик Сергей Шаравин, появляться в офисе на пару часов в день. Или, как другой мой ученик Даниил Казаков, отправиться в длительное путешествие по Америке, твердо зная, что офис будет работать «на пять» и в Ваше отсутствие.

Что же для этого нужно?

Есть несколько основных принципов отладки бизнес-процессов. Давайте рассмотрим их на примере управления не компанией, а всего лишь одним человеком – домработницей.

Если с домработницей Вы поведете себя так, как большинство бизнесменов в начале пути поступает с персоналом – Вы наймете абы какую тетку, запустите ее в дом, скажете: «Давай, приберись как следует» и уйдете в кино. А вернувшись обнаружите, пол в грязных разводах, мебель не там, где она стояла раньше, осколки любимой чашки в мусорном ведре... И хорошо еще, если сережки жены не пропали. И Вы уволите эту тетку, возмущаясь ее бестолковостью, и приметесь снова мыть пол и посуду сами.

Если спустя какое-то время Вы наймете новую домработницу – Вы, вероятно, будете вести себя с ней так, как ведут себя с персоналом российские бизнесмены после первого негативного опыта. Будете ходить за ней из комнаты в комнаты, контролировать каждое ее действие, иногда отбирать у нее тряпку со словами «Я лучше сделаю...» И в итоге скоро обнаружите, что по-прежнему тратите уйму времени на уборку и устаете даже больше, чем когда выполняли работу сами.

Что же нужно сделать, чтобы Вы могли полностью доверить работу уборщице, потратить освободившееся время на себя – и, тем не менее, получить тот результат, который был Вам нужен?

Есть всего-навсего шесть вещей, которые надо сделать.

Во-первых, нужно нанять подходящего человека: того, кто умеет выполнять все нужные вам виды работы по дому. Желательно убедиться в том, что это действительно так, либо предложив тестовое задание, либо как минимум получив рекомендации от предыдущих нанимателей. Потому что нанять некомпетентного работника и ждать от него хороших результатов может только очень наивный человек.

«Если я повелю своему генералу обернуться морской чайкой, – говаривал Король, – и если генерал не выполнит приказа, это будет не его вина, а моя» © Антуан де Сент-Экзюпери, «Маленький принц»Во-вторых, нужно составить четкую инструкцию для уборщицы – что именно она должна сделать. Причем инструкцию письменную – не надейтесь, что она сумеет запомнить 25 ценных указаний, которые Вы дадите ей скороговоркой перед выходом из дома. Если уборщица что-то забудет, без письменной инструкции она либо будет дожидаться вашего возвращения, чтобы уточнить, что еще надо было сделать – либо сделает то, что ей покажется верным, а не то, что Вы хотели. И в обоих случаях едва ли Вы будете довольны, когда вернетесь домой.

Причем эта инструкция должна быть написана понятным уборщице языкомВ-третьих, надо обеспечить уборщицу всем необходимым для работы инструментом. Если на кухне не будет средства для мытья посуды, едва ли Вы будете довольны чистотой тарелок. Если в доме не будет швабры, мытьё пола займёт гораздо больше времени. Если не будет утюга – не спрашивайте, почему футболки не поглажены. Убедитесь, что инструменты соответствуют поставленной задаче, чтобы ей не пришлось открывать консервы отвёрткой или размешивать сахар в чае вилкой.

В-четвертых, нужно до началы работы объяснить уборщице, как именно Вы будете оценивать ее работу. Что такое в вашем понимании «заправленная кровать», «чистая посуда», «прибанная ванная комната» и так далее – чтобы она могла самостоятельно проверить хорошо ли она сделала свою работу, не дожидаясь Вашего прихода. Ну а после того, как работа будет сделана – надо и вправду всё это проверить, на случай если домработница что-то забыла или перепутала.

Еще лучше, если кто-то будет время от времени проверять, все ли домработница делает как надо – чтобы заблаговременно предупредить ошибку, а не переделывать потом большую часть работы.

В-пятых, нужно дать человеку мотивацию сделать свою работу хорошо – назначить достойную оплату за сделанную работу, вести себя с домработницей вежливо, пообещать бонус или подарок, если Вы сочтёте выполненную работу безупречной.

Наконец, в-шестых, нужно быть готовым к тому, что в первый раз или два – даже сделав все перечисленное – Вы не получите идеально убранную квартиру, и Вам придется объяснить домработнице, какие именно вещи ей в следующий раз стоит сделать иначе. Так же, возможно, придется что-то изменить в написанной инструкции. И тогда на третий или четвертый раз Вы обнаружите в своем доме именно тот идеальный порядок, которого Вы добивались.

Примерно те же вещи нужно наладить и в Вашей компании – только не для одного человека, а для всего персонала:

Назначить на каждую работу компетентного человека, способного с ней справиться. А если такого человека нет в штате – нанять его, убедившись, что он действительно умеет это делать

Снабдить каждого работа четкой и понятной письменной инструкцией, объясняющей ему что и как нужно делать

Подобрать для каждого вида работы те инструменты, которые помогут сделать эту работу максимально быстро и качественно, и с минимальными издержками

Наладить систему контроля, которая позволит убедиться в том, что каждый делает то, что нужно, как нужно и когда нужно

Наладить систему мотивации, как материальной, так и не материальной, чтобы у работников было желание делать свою работу хорошо

В случае, когда вы чем-то недовольны, обучасть сотрудников работать правильно и менять инструкции так, чтобы в следующий раз результат был лучшеДобавьте к этому внедрение процессного подхода – того самого процессного подхода, благодаря которому Япония стала мировым лидером во многих отраслях – и Вы получите семь ключей к созданию бизнеса, за которым не надо присматривать каждую минуту и который может работать и зарабатывать для Вас прибыль, пока Вы отдыхаете на море с детьми или играете в гольф.

Более того, у меня для Вас отличная новость! В малом или даже среднем бизнесе все эти вещи можно внедрить на начальном уровне буквально за несколько месяцев. Конечно, за эти пару месяцев Ваш бизнес не превратится во второй McDonalds или Toyota – но Вы сможете перестать быть «белкой в колесе» и «каждой бочке затычкой», сможете сократить свой рабочий день – и посвятить освободившееся время либо себе и семье, либо дальнейшему совершенствованию Вашего бизнеса.

Из ИНЕТА